Damit 2025 ein erfolgreiches Jahr wird: Strategien für mehr Effizienz im Büroalltag
Wien - Ordnung schaffen, Zeit- und Energiefresser aus dem Arbeitsalltag beseitigen und endlich effizienter arbeiten zu Jahresbeginn finden sich in vielen Unternehmen solch ambitionierte Optimierungsvorhaben. In einer hybriden Arbeitswelt ist das allerdings leichter gesagt als getan: Dort, wo mehrere Mitarbeiter auf dieselben Unterlagen und Ablagesysteme zugreifen, werden Ordnung und Effizienz schnell zu einer Herausforderung. Unübersichtliche Ablagestrukturen, doppelte oder veraltete Dateiversionen und verstreute Datenquellen lassen viele gute Vorsätze schnell scheitern. Doch durch den Einsatz moderner Enterprise Search Tools können Unternehmen mit wenig Aufwand die Produktivität und Effizienz ihrer Mitarbeiter langfristig steigern.
Weniger suchen, das Richtige finden
Eine der größten Zeitfallen im Arbeitsalltag ist die Suche nach Informationen: In vielen Unternehmen verbringen Mitarbeiter häufig zu viel Zeit damit, Dokumente, E-Mails oder Dateien nach bestimmten Inhalten zu durchsuchen. Christoph Wendl, CEO der Wiener Iphos IT Solutions GmbH und Experte für Enterprise Search Lösungen, erklärt: "Ein effizientes Informationsmanagement in Unternehmen stellt sicher, dass alle relevanten Daten schnell und einfach zugänglich sind damit jedes Teammitglied genau die Informationen findet, die es benötigt, um effizient zu arbeiten. Schließlich ist Effizienz, also die optimale Nutzung der vorhandenen Ressourcen, das Fundament für den Betriebserfolg." Mit einer quellenübergreifenden Volltextsuche liefert eine gute Enterprise Search Software Nutzern selbst bei großen Datenmengen in Sekunden die benötigten Informationen über alle Speicherorte hinweg und unabhängig vom Dateiformat.
Grafische Filtermöglichkeiten nach Quelle, Datum, Dateiendung u.v.m. erleichtern die Navigation und das gezielte Finden von Informationen. Die KI-gestützte Relevanzbewertung stellt sicher, dass die wichtigsten Ergebnisse ganz oben angezeigt werden. Ob E-Mails, Dateien, ZIP-Archive oder Datenbankeinträge: Mit einer Enterprise Search Software wie search it ist alles zentral und schnell abrufbar. "Mit search it haben wir eine Plattform geschaffen, die der Standard-Suche von Windows und vielen Software-Lösungen nicht nur funktionell überlegen ist, sondern auch intuitiv von jedem Teammitglied problemlos genutzt werden kann", erklärt Wendl.
Digitalen Ballast abwerfen
Eine Frage, die Wendl und sein Team neuen Kunden im Erstgespräch häufig stellen: "Hand aufs Herz: Wie viele der Daten auf Ihrem digitalen Arbeitsplatz benötigen Sie bei Ihrer täglichen Arbeit wirklich? Und wie viele könnten problemlos gelöscht oder archiviert werden?" Alte Projekte, Datei-Duplikate und irrelevante Dokumente nehmen nicht nur unnötig Speicherplatz weg, sie verlangsamen auch Ihre Systeme und treiben die Kosten für Datenspeicherlösungen in die Höhe. "In Zeiten steigender Energie- und Hardwarekosten ist dieser Faktor nicht zu vernachlässigen", gibt Wendl zu bedenken.
Zusätzlich steigt das Risiko, dass Mitarbeiter versehentlich veraltete Dateien nutzen das wiederum kann Fehler, Missverständnisse und auch die verzögerte Fertigstellung von Projekten nach sich ziehen. Eine gezielte Bereinigung der Unternehmensdaten schafft Raum für Produktivität und sorgt für mehr Klarheit. Wer keine Motivation oder Ressourcen hat, diese Aufgaben rein händisch zu erledigen, für den ist eine moderne Enterprise Search Lösung die richtige Wahl. So bietet search it spezielle Funktionen für die Speicherplatzverwaltung: Das entsprechende Plugin erkennt doppelte Dateien selbst bei unterschiedlicher Benennung oder verschiedenen Speicherorten. Die Visualisierung der Speicherbelegung erleichtert es, redundante Daten zu löschen und Speicherplatz freizugeben.
Routine-Aufgaben delegieren
Zu einem effizienten Dokumentenmanagement trägt auch die Automatisierung von Workflows wesentlich bei: Hier bieten zeitgemäße Enterprise Search Lösungen die Möglichkeit, Datenbestände basierend auf Inhalt, Dateityp oder Metadaten automatisch zu taggen und zu kategorisieren. So können etwa Beschwerdemails automatisch erkannt oder auch Rechnungen und Berichte automatisiert nach Datum abgelegt werden. Solche KI-basierten Funktionen minimieren den Aufwand für die manuelle Verwaltung und unterstützen die Einhaltung klarer Ablagestrukturen. "Wer seinen Mitarbeitern smarte Tools zur Erledigung der Routineaufgaben bereitstellt, gibt ihnen auch mehr Zeit für ihre Kernaufgaben."
Gute Vorsätze, nachhaltig umgesetzt
Christoph Wendl verrät abschließend, wie der digitale Neustart nachhaltig gelingt: "Der Start ins neue Jahr ist der perfekte Zeitpunkt, um alte Gewohnheiten zu überdenken und neue Technologien einzuführen. Mit search it haben Unternehmen eine benutzerfreundliche, effiziente Lösung zur Hand, um Ordnung zu schaffen und auch das ganze Jahr über zu halten."
Mehr Infos zu Enterprise Search mit searchit: https://www.searchit-enterprise-search.com
Über searchit Das internationale Unternehmen Iphos IT Solutions definiert das Thema "Enterprise Search" für Unternehmen neu. Seit dem Launch von search it hat sich das Wiener Unternehmen als nachhaltiger Innovator in der Branche etabliert. Mit zahlreichen KI-Funktionen wie etwa einer KI-gestützten Bildersuche setzt search it neue Standards in der Branche. Das hauseigene AI-Lab befasst sich mit hochinnovativen KI-Anwendungen in der Suche mittels Verarbeitung und Generierung von Bildern und Texten. Ing. Christoph Wendl leitet gemeinsam mit Lyubomir Ivanov als Chief Executive Officers (CEO) das 1998 gegründete Unternehmen, das sich mit innovativen Lösungen den aktuellen Herausforderungen der IT stellt.
Rückfragehinweis für Medien: Ing. Christoph Wendl Geschäftsführer, Iphos IT Solutions GmbH Khekgasse 35 1230 Wien Tel.: +43 1 869 84 00 E-Mail: info@searchit.cc
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Aussender: searchit by Iphos IT Solutions GmbH Ansprechpartner: Christoph Wendl Tel.: +43 1 86 98 400 E-Mail: info@searchit.cc Website: www.searchit.cc
